Les grands changements, on est habitués chez certains GAFAM. Pour le meilleur et pour le pire. Il est d’ailleurs plus facile de tomber dans le pire que le meilleur et c’est ce que nous allons voir aujourd’hui. Je vais vous parler de la nouvelle version d’Outlook. Il est aussi appelé New Outlook et dans sa communication officiel Microsoft l’appelle le nouvel Outlook pour Windows. Je suis sûr que vous voyez de quoi je parle, car celle nouvelle version apporte des nouveautés, mais aussi des problèmes … Si vous êtes arrivé ici, vous voyez très bien de quoi je parle, il s’agit des fichiers .pst.
La nouvelle version d’Outlook, bien qu’annoncée avec enthousiasme par Microsoft, a rapidement soulevé des interrogations parmi les utilisateurs. Certes, elle promet une expérience plus unifiée et simplifiée, alliant les fonctionnalités intelligentes d’Outlook Web et les outils pratiques des applications Courrier et Calendrier de Windows. Pourtant, tout n’est pas si rose. Derrière cette promesse, se cachent des changements qui, pour certains, peuvent virer au casse-tête, surtout pour ceux qui se reposaient sur les fonctionnalités classiques de la version desktop d’Outlook.
Les fichiers .pst ce sont un peu les fondations sur lesquelles reposent Outlook depuis des années. Si vous utilisez Outlook, vous les avez sûrement croisés, même sans le savoir. Le fichier .pst, c’est tout simplement un fichier qui permet de stocker en local vos emails, vos contacts, vos calendriers. En gros, c’est une sorte de coffre-fort numérique qui archive tout votre courrier, idéal pour ceux qui veulent garder une trace de leurs échanges ou avoir accès à leurs emails hors ligne. Vous pouvez créer un .pst, l’exporter, le sauvegarder, et le réimporter sur une autre machine ou un autre Outlook. Super pratique, non ?
Avec le nouvel Outlook, il est tout simplement impossible d’importer et de lire des fichiers .ost ou .pst. Ces formats sont pourtant des piliers depuis des années pour ceux qui utilisent Outlook de manière professionnelle, permettant d’archiver, sauvegarder et transférer des boîtes mails complètes. Tout cela est révolu, du moins pour le moment à priori. Microsoft semble avoir décidé de rompre avec cette compatibilité qui, jusque-là, faisait partie des fonctionnalités historiques d’Outlook. C’est donc fini la possibilité de réintégrer vos archives locales. Ce n’est pour le moment, plus possible d’importer des fichiers .pst directement dans la nouvelle version d’Outlook …
Dans le monde professionnel, c’est une situation difficile à avaler. Imaginez, vous avez des années d’échanges cruciaux stockés dans ces archives, et soudain, cette nouvelle version d’Outlook vous dit : au fait, désolé, mais on ne prend plus ça en charge. C’est exactement ce qui m’est arrivé. J’avais besoin d’accéder à une boîte mail archivé, contenant des données essentielles pour un projet en cours. Ces données qui avaient étés soigneusement rangées et stockées proprement au fil des années ne sont donc plus utilisables dans le New Outlook.
C’était pourtant très pratique pour le transfert d’information entre une personne qui quitte un poste et une autre qui arrive quelque temps après. Cela permet d’avoir des comptes séparés pour les employés, des boites mails bien nominatives au sein de l’organisation, plutôt que informatique@unesuperboite.fr qui passe de main en main sans que l’on ne sache qui est vraiment derrière. Le fichier .pst était si pratique pour avoir toutes les anciennes informations sur les projets sans pouvoir envoyer des mails au nom de quelqu’un d’autre.
Il suffit de regarder les forums pour constater que beaucoup de gens se plaignent. Que ce soit sur l’ergonomie en général, mais surtout sur les fonctionnalités qui ont disparu avec cette nouvelle version d’Outlook. Surtout quand il s’agit de fonctionnalités historiques qui sont utilisées depuis des années et en plus dans le milieu professionnel. Microsoft casse ou plutôt supprime une fonctionnalité qui est tout simplement indispensable… Pour finir de se convaincre, il suffit d’aller regarder les avis sur le store officiel de Microsoft pour voir que ce n’est pas glorieux :
Partant de ce constat qu’il est impossible d’importer un fichier .pst dans le nouvel Outlook, il faut bien trouver une solution pour récupérer les informations dans ces fichiers .pst. Comme vous le savez, j’aime bien les logiciels libres et ils sont toujours là pour nous sauver la mise. Après quelques recherches, j’ai trouvé une solution très légère et qui fonctionne. En-tout-cas ça dépanne bien. Au moins dans Thunderbird, tout se passe bien, mais c’est une autre approche qui n’est pas applicable dans beaucoup de cadres professionnels.
Comment ouvrir et lire les fichiers .pst sans Outlook
Pour lire mes fichiers .pst j’ai utilisé Xst Reader qui est disponible sur GitHub. Il est bien évidemment totalement gratuit, open source et surtout très léger. J’ai pu ouvrir des fichiers .pst de plusieurs Go sans le moindre problème sur un ordinateur portable basique avec un petit processeur. Il propose même une fonction basique de recherche ce qui m’a fait gagner beaucoup de temps dans certains cas. On voit bien que c’est un logiciel fait sur du temps libre et son mainteneur n’est plus actif depuis longtemps.
Ce n’est pas parfait, mais il fonctionne sur Windows 11 pour la mission de dépannage qu’on lui demande. Il existe aussi un fork XstReader qui est un peu plus complet si vous avez besoin d’aller plus loin. Si la version originale ne vous semble pas suffisante et qu’il manque une fonctionnalité importante pour vous essayez donc le fork.
J’aimerais avoir de meilleures astuces à vous proposer pour lire vos fichiers dans le nouvel Outlook, mais bon, c’est mieux que rien. Il faut voir le verre à moitié plein comme on dit. Microsoft communique une roadmap pour 365 qui nous tient au courant des avancées et annonce une mise à jour pour 2025 qui pourrait corriger le problème, mais c’est très loin, si la date est vraiment respectée…